Votre événement commence à se vendre avant l’ouverture des portes. L’image que vous transmettez, les opportunités que vous proposez aux marques et les rencontres que vous favorisez contribuent à la valeur de cette expérience.
Pour augmenter les revenus, regardez au-delà de la billetterie : sponsoring, stands, ateliers et partenariats peuvent ouvrir de nouvelles sources de recettes. Chaque opportunité nécessite toutefois une offre claire, une promotion bien préparée et une organisation permettant de suivre les négociations.
Découvrez sept pistes pour valoriser votre événement et élargir ses possibilités de revenus.
1. Promouvoir votre événement sur Instagram : faites de votre profil une vitrine
Avant d’acheter un billet, de réserver un stand ou de sponsoriser votre événement, les personnes intéressées veulent savoir ce qu’elles y trouveront. Votre compte Instagram doit susciter l’intérêt et inspirer confiance.
Investissez dans une identité visuelle cohérente, des photos soignées et des vidéos qui montrent l’expérience proposée. Si votre événement se positionne sur le haut de gamme, cette présentation doit communiquer qualité et exclusivité, des publications à l’accueil.
Montrez le lieu, le programme, les participants et les atouts qui justifient l’investissement. Pour une première édition, présentez le concept, les professionnels impliqués et les préparatifs, en précisant ce qui est déjà confirmé.
Une bonne gestion des réseaux sociaux facilite aussi la décision d’achat. Rendez clairement accessibles :
La date et le lieu.
Le public auquel s’adresse l’événement.
Le programme et les expériences proposées.
Les modalités d’achat des billets.
La manière de demander une proposition d’exposition ou de sponsoring.
Une vitrine attractive attire l’attention. Une vitrine claire aide les personnes intéressées à passer à l’étape suivante.
2. Sponsoring et activations : offrez aux marques une occasion de participer
Les entreprises doivent comprendre l’intérêt de participer à votre événement. Un espace d’exposition prend de la valeur lorsqu’il permet de présenter des produits, d’échanger avec des clients potentiels et de créer une expérience de marque.
Envisagez des stands, des démonstrations, des dégustations, des lancements ou d’autres activations adaptés au public et au format de la rencontre.
Vous pouvez aussi créer des formules avec différentes contreparties. Par exemple :
Exposition : un espace pour présenter des produits ou des services.
Exposition et promotion : un stand accompagné de publications sur les canaux de l’événement.
Participation élargie : un espace privilégié, de la promotion et une activation spécifique.
Pour rechercher des sponsors, présentez le profil du public, le format, les possibilités de participation et les livrables de chaque formule. Distinguez les résultats des éditions précédentes des estimations pour la prochaine.
Mettez en valeur les partenaires confirmés dans votre communication. La présence de marques pertinentes peut enrichir l’expérience et renforcer la crédibilité de l’événement.
3. Conférences et ateliers : transformez le savoir en une offre de valeur
Un programme utile donne au public davantage de raisons de participer. Les conférences et les ateliers peuvent compléter l’expérience et créer de nouvelles possibilités de revenus.
Selon le format, vous pouvez proposer des activités avec une billetterie distincte, inclure un atelier dans une catégorie spéciale ou vendre une séance sponsorisée à une entreprise.
Vous pouvez également facturer l’utilisation d’un espace de présentation lorsqu’il offre une opportunité commerciale claire au participant. Dans ce cas, présentez l’activité comme une participation commerciale ou sponsorisée.
Choisissez les sujets avec soin. Les contenus doivent intéresser le public et enrichir le programme. Certains intervenants attirent eux-mêmes des participants ; d’autres bénéficient de la visibilité offerte par l’événement. Cette différence doit guider la négociation.
4. Partenariats événementiels : faites durer les relations après la rencontre
Les participants, les exposants et les sponsors forment un réseau qui peut grandir à chaque édition. Pour consolider cette base, soyez attentif aux personnes et aux entreprises qui font déjà confiance à votre événement.
Présentez les exposants, mettez leur travail en valeur et créez des occasions de rencontre entre les participants ayant des intérêts communs. Des tours de présentation, des rencontres thématiques et des temps dédiés au networking facilitent ces échanges.
Entretenez la relation après l’événement. Recueillez les avis, partagez les photos et les enregistrements et suivez l’intérêt pour de futures participations.
Lorsque votre événement facilite des relations utiles, il donne aux participants davantage de raisons de revenir.
5. Créez des options de participation aux avantages clairs
Toutes les personnes intéressées ne recherchent pas la même expérience. Différentes options permettent de répondre à des besoins variés et d’élargir les possibilités de revenus.
Selon le format de votre événement, envisagez :
Un billet standard.
Des formules pour les groupes.
Un accès aux ateliers.
Des expériences VIP.
Des formules d’exposition et de sponsoring.
Chaque option doit présenter une différence concrète. Un billet plus cher peut inclure une activité exclusive, un service supplémentaire ou une expérience pertinente pour ce public.
Avant de fixer les prix, prenez en compte les coûts et votre capacité à tenir vos engagements. Une hausse des revenus doit s’accompagner d’une organisation capable de fournir les prestations vendues.
6. Organisation commerciale et administrative : suivez chaque opportunité
La promotion peut susciter l’intérêt, mais le suivi doit transformer cet intérêt en une réservation ou un contrat.
Préparez une présentation de l’événement et des propositions commerciales faciles à comprendre. Notez qui a demandé des informations, quelle formule a été proposée et quand aura lieu le prochain contact.
Une feuille de calcul ou un outil de gestion peut regrouper :
Le participant, le client ou le sponsor.
Les coordonnées et la personne chargée du suivi.
La proposition envoyée et l’étape de négociation.
Le montant convenu et les conditions de paiement.
Le contrat et les documents.
Les échéances, les paiements reçus et les points en attente.
Les contreparties à fournir.
Cette organisation aide à suivre les négociations, confirmer les participations et gérer les engagements. Elle facilite aussi les rappels et les relances de paiement aux dates convenues.
7. Utilisez l’après-événement pour préparer la prochaine édition
La clôture d’une édition peut marquer le début des ventes de la suivante.
Publiez les meilleurs moments, recueillez des témoignages autorisés et présentez aux partenaires les résultats que vous pouvez démontrer. Montrez les prestations réalisées et les pistes d’amélioration.
Échangez avec les exposants et les sponsors sur une nouvelle participation. Une fois la prochaine édition définie, vous pouvez proposer des conditions de renouvellement ou des réservations anticipées aux règles claires.
L’après-événement permet aussi d’évaluer les formats demandés, les formules souscrites et les activités qui ont justifié leurs coûts. Utilisez ces informations pour préparer une offre plus attractive et une organisation plus efficace.
De la stratégie à l’organisation : faites appel à Hoyals pour votre événement
Promouvoir votre événement n’est qu’une partie du travail. Transformer l’intérêt en participations, partenariats et sponsoring demande aussi de la stratégie, du suivi et de l’organisation.
Hoyals développe la stratégie de votre événement et gère ses réseaux sociaux, en reliant la promotion à l’organisation commerciale et administrative.
Notre accompagnement comprend :
L’organisation des documents et le suivi des contrats avec les clients et les sponsors.
La conclusion de partenariats selon les conditions que vous avez validées.
La préparation de propositions de sponsoring, de partenariat et d’autres opportunités commerciales.
La planification et la conduite de réunions pour présenter l’événement à des partenaires potentiels.
L’enregistrement des paiements et la mise à jour des tableaux de suivi des participants, des clients et des sponsors.
Le suivi des échéances, l’envoi de rappels et les relances aux dates convenues.
La planification des contenus, la création des publications et la gestion des réseaux sociaux de l’événement.
Vous bénéficiez d’une organisation plus structurée et de davantage de temps pour soigner l’expérience que vous souhaitez proposer au public.
Préparons votre prochain événement. Contactez Hoyals et demandez un devis.
Par l’équipe Hoyals.