Politique de confidentialitéÉchanges par WhatsApp

Responsable et contact

Hoyals Gestão empresarial, représentée par João Victor Hidalgo, est responsable du traitement des données utilisées dans ses propres échanges par WhatsApp. Pour toute question ou demande concernant vos données, écrivez à admin@hoyals.org. Lorsque Hoyals fournit des services impliquant des données de tiers pour le compte d’un client, les responsabilités et les instructions de traitement sont définies dans le contrat de prestation.

Données utilisées et finalités

Nous traitons le numéro de téléphone, le nom de profil fourni par WhatsApp, le contenu des messages, les fichiers envoyés, les horodatages et les identifiants techniques des communications. Ces données permettent de répondre aux contacts, d’identifier les clients et les projets, d’organiser les demandes, les tâches et les documents, de fournir les services demandés et d’assurer le suivi des échanges.

Envoyez uniquement les informations et les fichiers nécessaires à votre demande. Les échanges peuvent porter sur des documents commerciaux et des informations financières fournis par l’expéditeur lui-même.

Le traitement nécessaire pour répondre à une demande ou fournir un service repose sur des mesures précontractuelles ou sur l’exécution du contrat. L’organisation et la sécurité des échanges reposent sur l’intérêt légitime de Hoyals, en tenant compte des droits des personnes. Lorsqu’une obligation légale impose la conservation de documents, cette obligation fonde la conservation correspondante. Lorsqu’un usage supplémentaire nécessite un consentement, celui-ci doit être demandé séparément ; nous contacter par WhatsApp ne vaut pas autorisation de recevoir de la publicité.

Automatisation et intelligence artificielle

Les échanges utilisent l’automatisation et des outils d’intelligence artificielle pour transcrire les audios, résumer les contenus, classer les documents et identifier les actions pertinentes. Les résultats automatiques peuvent contenir des erreurs et doivent être vérifiés avant toute action dépendant de ces informations.

Dans la configuration de la passerelle de messages, les textes d’un même expéditeur sont regroupés après deux minutes sans nouveau message. Les événements techniques de livraison et de lecture sont écartés avant leur transmission à Make pour traitement. Le regroupement ne supprime pas, à lui seul, les enregistrements déjà présents dans les autres outils de suivi.

Prestataires et accès

Le processus utilise Meta/WhatsApp pour la communication, Cloudflare pour la passerelle, Make pour l’automatisation, Google pour les feuilles de calcul et les fichiers de travail, et OpenAI pour les fonctionnalités d’intelligence artificielle. Les contenus nécessaires à chaque étape peuvent être transmis à ces prestataires. Les enregistrements peuvent également être consultés par les personnes autorisées à assurer le suivi et à administrer les services de Hoyals.

Ces services peuvent impliquer un traitement dans d’autres pays. Des informations sur les prestataires, leurs conditions de traitement et les mécanismes applicables aux transferts peuvent être demandées au contact indiqué dans cette politique.

Conservation

Dans la passerelle, les contenus restent stockés jusqu’à la confirmation de réception par Make. En cas d’échec de livraison, ils restent dans le tampon pour de nouvelles tentatives. Après confirmation, le contenu du lot est supprimé de ce tampon ; les identifiants de messages sont conservés jusqu’à huit jours pour éviter le traitement répété des événements.

Les messages, transcriptions, documents, résumés et enregistrements de tâches peuvent rester dans les outils de suivi au-delà de cette période. Leur conservation doit correspondre à la durée du service, à la résolution des demandes ou des dossiers en cours et aux délais nécessaires pour respecter les obligations légales ou exercer des droits. Leur suppression nécessite une révision administrative et n’est pas effectuée par la passerelle. La suppression du tampon Cloudflare ne signifie pas la suppression des copies dans WhatsApp ou chez les autres prestataires.

Vos droits

Vous pouvez demander des informations, l’accès à vos données et leur rectification et, lorsque cela s’applique, leur effacement, leur portabilité ou la limitation de leur utilisation, ainsi que vous opposer au traitement ou retirer votre consentement. Pour cela, écrivez à admin@hoyals.org en précisant votre demande et le contact utilisé lors des échanges. Une vérification de votre identité peut être nécessaire pour protéger vos données. Des obligations légales et les droits d’autres personnes peuvent limiter certaines demandes.

Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente. En France, il s’agit de la CNIL — https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

Mises à jour et portée

Cette politique concerne les échanges par WhatsApp et les outils utilisés dans ce processus. Les services tiers accessibles par des liens, comme les plateformes de prise de rendez-vous, disposent de leurs propres politiques. Des changements dans le service ou chez les prestataires peuvent nécessiter la mise à jour de cette page.